▲ 흔히 하는 회의 실수 8가지 ©회의설계소

실수는 줄이고 성과는 높이는 회의진행팁

👉 효율적인 회의 진행을 위한 실수 줄이기 가이드

회의를 하면 할수록 생산성이 떨어지는 느낌을 받은 적이 있는가? 논의는 길어지지만 결론은 흐지부지되고, 실행으로 이어지지 않는 경우가 많다. 이는 대부분 회의 진행자가 무심코 저지르는 실수 때문일 가능성이 크다.

이 글에서는 회의에서 흔히 발생하는 실수 8가지와 이를 방지할 수 있는 해결 방법을 소개한다. 올바른 회의 방식으로 전환하면 논의가 보다 생산적으로 진행되고, 실제 실행으로 이어질 가능성이 커진다.

1. 문제 정의를 제대로 하지 않음

✅ 잘못된 회의 진행 방식

• "오늘 회의 주제는 조직 내 커뮤니케이션 문제 해결이에요. 다들 의견을 나눠볼까요?"
• "이런 문제는 다들 공감하시죠? 일단 해결책부터 이야기해볼까요?"
  

➡ 문제를 구체적으로 정의하지 않고 포괄적인 주제를 던지거나, 원인 분석 없이 해결책 논의로 바로 넘어감

❌ 부정적인 영향

• 참가자마다 문제를 다르게 해석하여 논의의 초점이 흐려짐
• 표면적인 해결책만 나와 실질적인 개선이 어려움
• 논의가 겉돌면서 참여자들이 회의의 목적을 이해하지 못함

✅ 해결 방법

• 5W1H 기법(누가, 언제, 어디서, 무엇을, 왜, 어떻게)을 활용하여 문제를 구체적으로 정의
• 피쉬본 다이어그램, 5 Whys 기법 등을 사용하여 근본 원인을 탐색
• "이 문제가 발생하는 주요 원인은 무엇인가요?" 와 같은 질문을 던져 깊이 있는 논의 유도

2. 해결책을 너무 빨리 찾으려 함

✅ 잘못된 회의 진행 방식

• "자, 시간 관계상 바로 해결책을 이야기해볼게요."
• "이 문제는 다들 공감하는 거니까, 이제 해결책을 내보죠."

➡ 문제의 원인을 충분히 논의하지 않고 해결책 도출로 서둘러 진행

❌ 부정적인 영향

• 참가자들이 문제를 충분히 이해하지 못한 상태에서 해결책을 논의
• 해결책이 피상적이거나 실행이 어려운 경우가 많음

✅ 해결 방법

• 현재 상태 분석 → 원인 탐색 → 해결책 도출의 3단계 구조로 논의를 진행
• 문제 탐색 시간을 충분히 확보하고 다양한 관점을 검토
• "이 문제를 더 깊이 이해하기 위해 어떤 요소를 고려해야 할까요?" 같은 질문을 활용

3. 참여자의 의견을 충분히 이끌어내지 못함

✅ 잘못된 회의 진행 방식

• "어떤 분 의견 있으신가요? … 없으면 넘어갈게요."
• "이 주제에 대해 잘 아시는 분이 먼저 이야기해주세요."

➡ 침묵이 길어지면 바로 다음 단계로 넘어가거나 소수의 적극적인 참가자만 발언하게 유도

❌ 부정적인 영향

• 일부 참가자만 발언하고 조용한 참가자들은 소외감을 느낌
• 다양한 관점이 나오지 않아 논의가 편향됨

✅ 해결 방법

• 소규모 그룹 토론을 활용하여 참여도를 높인다
• 포스트잇 활용법으로 참가자들이 자신의 의견을 적고 공유하도록 유도
• "다른 관점에서 보면 어떤 의견이 있을까요?" 같은 질문을 던져 논의를 촉진

4. 회의 진행자가 '답'을 가지려고 함

✅ 잘못된 회의 진행 방식

• "제가 보기엔 이 문제는 결국 A 방식으로 해결하는 게 맞을 것 같아요. 다들 동의하시죠?"
• "이런 방식으로 하면 된다고 생각하는데, 혹시 반대 의견 있으신가요?"

➡ 진행자가 이미 결론을 정해놓고 참가자들의 동의를 구하는 방식

❌ 부정적인 영향

• 참가자들이 진행자의 의견에 맞춰야 한다는 부담감을 느낌
• 창의적인 해결책 도출이 어려워짐

✅ 해결 방법

• 진행자는 질문을 던지고 논의를 촉진하는 역할을 해야 한다
• 다양한 해결책을 도출할 수 있도록 아이디어 랭킹 방식(우선순위 정하기) 활용

5. 논의의 흐름을 지나치게 통제하거나 방임함

✅ 잘못된 회의 진행 방식

• "그건 논의 범위를 벗어나니까 그 얘기는 하지 않는 게 좋겠어요."
• "각자 자유롭게 이야기 나눠주세요. 시간은 한 시간 드릴게요."

➡ 논의를 지나치게 제한하거나, 반대로 방향을 설정하지 않고 방치

❌ 부정적인 영향

• 과도한 통제 → 창의적인 아이디어가 나오지 않음
• 지나친 방임 → 논의가 산만해지고 결론이 나오지 않음

✅ 해결 방법

• 논의의 목적과 기대하는 결과를 명확히 설정
• 참가자들에게 역할을 나누어 자율성을 높이면서도 논의 방향을 유지

6. 비판적 사고 없이 모든 의견을 긍정적으로 받아들임

✅ 잘못된 회의 진행 방식

• "좋은 아이디어네요! 다음 의견도 들어볼까요?"
• "모든 의견은 다 가치가 있으니 다 같이 채택해볼까요?"

➡ 실행 가능성을 검토하지 않고 모든 의견을 수용

❌ 부정적인 영향

• 실행 불가능한 아이디어가 논의에 포함됨
• 논의가 비효율적으로 진행됨

✅ 해결 방법

• 현실적으로 실행 가능한지 검토하는 필터링 과정 추가
• "이 아이디어를 실행하려면 어떤 자원이 필요할까요?" 같은 질문으로 현실성을 평가

7. 사람들의 감정을 간과함

✅ 잘못된 회의 진행 방식

• "논리적으로 해결책을 찾는 게 중요합니다. 감정적인 이야기는 나중에 합시다."

➡ 참가자들의 감정을 배제하고 논리적 접근만 강조

❌ 부정적인 영향

• 논의 도중 갈등이 발생해도 해결되지 않음
• 참가자들이 솔직한 의견을 내기 어려워짐

✅ 해결 방법

• 감정을 표현할 수 있는 분위기를 조성
• 감정적인 요소가 논의에 어떻게 영향을 미치는지 검토

8. 실행 계획 없이 논의를 마무리

✅ 잘못된 회의 진행 방식

• "자, 좋은 아이디어들이 나왔네요. 오늘 논의는 여기까지!"

➡ 누가, 언제, 어떻게 실행할지 정하지 않고 논의를 끝냄

❌ 부정적인 영향

• 논의된 내용이 실제 실행으로 이어지지 않음

✅ 해결 방법

• 구체적인 실행 계획을 세우고 책임자를 지정
• 실행 일정 및 후속 점검 방식을 명확히 설정

효율적인 회의 진행을 위한 마지막 한 마디

회의는 단순한 의견 교환의 장이 아니라, 문제를 해결하고 실행 가능한 결론을 도출하는 중요한 과정이다.

그러나 많은 경우, 무심코 저지르는 실수들로 인해 회의가 비효율적으로 흐르고,

논의된 내용이 실행으로 이어지지 않는 경우가 많다.

작은 변화 하나가 회의의 생산성을 높이고, 조직 내 협업 문화를 개선하는 큰 차이를 만들 수 있다.

다음 회의에서는 위 실수들을 피하고, 보다 효과적인 진행 방식을 적용해보는 것은 어떨까? 🚀

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