▲ 성공적인 회의, 신뢰를 만드는 첫 5분 ©회의설계소

성공적인 회의의 시작, 신뢰를 만드는 첫 5분의 비밀 

1. 신뢰 형성의 중요성

회의의 성공은 신뢰에서 시작됩니다.

퍼실리테이터는 단순히 회의를 주재하는 사람이 아니라, 참여자들이 신뢰와 협력 속에서 논의할 수 있는 환경을 조성하는 중요한 역할을 합니다.

신뢰를 형성하기 위해 가장 중요한 두 가지는 진정성과 공정성입니다.

• 진정성: 퍼실리테이터가 회의의 성공에 진심으로 임하고 있다는 태도는 참여자들에게 신뢰를 줍니다.
• 공정성: 특정 개인이나 집단에 치우치지 않고 모든 의견을 공정하게 다룰 때, 참여자들은 자신이 존중받고 있다고 느낍니다.

예를 들어, 회의 초반에 참여자 한 명 한 명의 이름을 부르며 환영 인사를 건네거나 “여러분의 모든 의견이 이번 회의의 성공을 만드는 중요한 요소입니다”라고 말하면 참여자들은 더 신뢰감을 갖고 논의에 임하게 됩니다.

2. 첫 5분의 활용

회의의 첫 5분은 전체 분위기를 결정짓는 중요한 시간입니다.

회의의 첫 순간은 전체 분위기를 결정짓는 매우 중요한 시간입니다.

이 시간을 잘 활용하면 참여자들이 회의에 더 집중하고 적극적으로 임할 수 있는데요.

이를 위해 기억해야 할 두 가지는 바로 분위기를 따뜻하게 만드는 것과 명확한 목표를 제시하는 것입니다.

1. 자기소개와 목표 설정
퍼실리테이터로서 자신을 간단히 소개하며 오늘 회의의 목표를 명확히 전하세요.

• 예: “오늘은 함께 ~을 논의하며 해결책을 찾아보는 시간이 될 것입니다. 여러분의 참여가 오늘 회의의 성공에 핵심적인 역할을 할 것입니다.”

2. 아이스브레이킹 활동
회의 시작 전에 간단한 질문이나 활동으로 긴장을 풀어보세요.

• 예: “최근에 가장 즐겁게 본 영화가 무엇인지 간단히 나눠볼까요?”
  이처럼 부담 없는 활동은 자연스럽게 분위기를 풀고 참여자들이 더 편안하게 느끼도록 도와줍니다.

3. 퍼실리테이터의 역할

퍼실리테이터는 신뢰를 형성하는 리더이자 대화를 조율하는 조정자입니다.

이 역할을 잘 수행하려면 다음을 기억하세요.

1. 의견 존중과 균형 있는 논의
모든 의견이 공정하게 다뤄질 수 있도록 대화를 조율하세요.

• “다양한 관점이 중요합니다. 다른 분들의 의견도 함께 들어볼까요?”

2. 비언어적 신호 활용

• 고개를 끄덕이거나 미소를 지으며 경청하는 태도는 참여자들에게 신뢰를 전달하는 데 효과적입니다.

4. 참여자 성향에 따른 접근법

회의는 다양한 성향의 사람들이 함께 모이는 자리입니다.

참여자들의 성향을 고려한 접근법을 활용하면 논의가 더 활발해지고 몰입도가 높아집니다.

1. 외향형(E): 적극적이고 활발한 성향

• 발언 기회를 충분히 제공하세요.
• 소그룹 활동이나 브레인스토밍 세션을 통해 활발히 참여할 수 있도록 유도하세요.
• 즉각적인 피드백을 제공하면 참여도가 더 높아집니다.

2. 내향형(I): 신중하고 조용한 성향

• 충분한 시간을 주고 생각할 기회를 제공하세요.
• 직접 질문을 던져 발언을 유도하거나, 사전에 회의 자료를 공유해 준비할 시간을 주세요.
• 소규모 그룹에서 더 편안하게 의견을 낼 수 있도록 환경을 조성하세요.

신뢰는 성공적인 회의의 시작입니다

회의 첫 순간은 신뢰를 형성하는 데 중요한 시간입니다.

회의 시작 첫 5분을 잘 활용하고, 참여자 성향에 따라 맞춤형 접근법을 적용한다면,

더 나은 논의와 협력을 만들어갈 수 있습니다.
다음 회의에서는 이러한 방법을 시도해보고, 신뢰를 기반으로 더 생산적인 회의를 만들어보세요.

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