비효율적인 회의는 그만! 회의가 필요없는 상황과 대처 방안


여섯 번째 질문. 회의가 필요 없는 상황


우리는 일상적으로 수 많은 회의를 경험합니다. 하지만 모든 회의가 필요할까요? 아닙니다. 시간과 에너지만 낭비하는 비효율적인 회의도 존재합니다. 그렇다면 어떠한 상황일 때 회의를 하지 말아야하며, 어떻게 대체하면 좋을 지 방법을 알아보도록 하겠습니다. 


회의가 필요 없는 상황 

명확한 결정이 필요하지 않은 경우: 작은 의사 결정이나 빠르게 해결될 수 있는 문제들은 회의를 개최할 필요가 없을 수 있습니다.

공동의 업무에 관련된 결정이 아닌 경우: 특정 부서나 팀 전체에 영향을 미치지 않는 경우, 각자 개별적으로 작업을 진행하거나 소그룹 간 소통으로 충분할 수 있습니다.

중요한 참여자가 불참인 경우: 중요한 의사 결정을 내려야 할 때 필요한 인원이 모두 참여할 수 없는 경우, 회의를 미루거나 대안적인 의사 결정 방법을 고려할 수 있습니다.

정보전달만 필요한 경우: 특별한 의사 결정이나 토론이 없이 단순히 진행 상황이나 업데이트를 공유하는 목적이라면 메일, 채팅, 또는 문서를 통해 필요한 정보를 공유할 수 있습니다.

이러한 경우에는 회의를 개최하지 않고, 다른 소통 수단이나 의사 결정 방식을 고려하여 작업을 진행하는 것이 효과적일 수 있습니다.


대처 방안 

이외에도 안건 관련 회의 참여자의 이해도가 현저히 떨어질 때, 논의하기에 시간이 충분하지 않을 때 등의 경우에 회의를 진행하기 어려울 수 있습니다. 참여자의 이해도가 떨어질 땐 사전 회의 자료 공유, 회의 진행 시 안건 브리핑을 통해 문제를 해결해 볼 수 있습니다. 

또한 회의진행자는 사전에 회의 진행 배경, 목표, 안건 및 시간 설정 등의 준비 과정을 통해 불필요한 회의 진행을 예방할 필요가 있습니다. 때로는 회의의 필요성에 대해 다른 참여자들로부터 의견을 구하여 도움을 얻을 수 있습니다.


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