▲ 회의를 망칠까봐 두려웠던 그 날 ©회의설계소

회의 역기능적 행동 이해 및 대처방 

📌 회의를 주도하는 게 이렇게 어려운 일이었어?

몇 년 전, 처음으로 중요한 회의를 맡았을 때였다.

나름대로 철저히 준비했다고 생각했지만, 막상 회의가 시작되자 상황은 예상과 달랐다.

✅ 한 사람은 팔짱을 끼고 스마트폰만 바라보고 있었고,

✅ 또 한 사람은 내 질문을 무시한 채 자신의 이야기만 늘어놓았으며,

✅ 몇몇은 눈을 피하며 침묵으로 일관했다.

회의가 끝난 후 “내가 진행을 잘못한 걸까?”라는 생각이 머릿속을 떠나지 않았다.

그런데 시간이 지나면서 깨달았다. 회의 진행이 어려운 이유는 '예상할 수 없는 행동' 때문이 아니라,

그 행동의 이유를 몰라서 두려운 것이었다.

1. 예상 못한 행동, 왜 나오는 걸까?

회의에서 예상하지 못한 행동을 보이는 사람들의 기저에는 다음과 같은 심리적·환경적 이유가 있다.

이를 이해하면 효과적으로 대처할 수 있다.

🗣️ 말을 하지 않는 참여자 – "괜히 나섰다가 틀릴까 봐 걱정돼요."

💡 이유: 발언에 대한 부담, 자신감 부족, 조직 내 서열 구조

✅ 해결법

• 사전에 의견을 정리할 시간을 주기
• 소규모 그룹에서 먼저 이야기하도록 유도
• "틀려도 괜찮다"는 분위기 조성

🔥 논쟁이 커지는 참여자 – "이게 왜 중요한지 아무도 모르잖아요!"

💡 이유: 자신의 의견이 받아들여지지 않을 것 같은 불안, 상대에 대한 신뢰 부족
✅ 해결법

• "서로 의견이 다를 수 있어요. 공통적인 부분은 무엇일까요?"라고 질문하기
• "이 논의가 우리의 목표와 연결될까요?"라며 논의 초점 맞추기
• 감정이 격해질 땐 5초간 정리 시간 갖기

📱 집중하지 않는 참여자 – "이 회의, 나랑 상관없는 것 같아요."

💡 이유: 회의 주제와 본인의 역할 간의 연결고리가 없음, 회의 진행 방식이 지루함

✅ 해결법

• 참여자에게 역할 부여하기
• 의견 투표, 짝토론 등 다양한 방식 활용
• 중간 쉬는 시간을 활용해 집중도 높이기

🚧 비협조적인 참여자 – "난 애초에 이 회의가 필요 없다고 생각해."

💡 이유: 회의의 필요성을 느끼지 못함, 진행 방식에 대한 불만

✅ 해결법:

• 회의 목적과 기대되는 참여 방식을 미리 합의 도출
• “오늘의 핵심 논의 포인트는 이것입니다.”라고 강조
• 너무 심한 경우 개별적으로 소통하여 상황 조율

2. 예상 못한 행동, 이렇게 다뤄보세요!

💡 말을 하지 않는 참여자, 이렇게 하면 입을 열 수 있다

✅ 질문 방식 바꾸기: "이 주제에 대해 어떻게 생각하세요?" 대신 "추가할 점이 있을까요?"

✅ 의견 작성 후 공유: 말하기 어려운 사람은 글로 먼저 의견 정리하도록 유도

✅ "틀려도 괜찮다"는 분위기 조성: "완벽한 답이 아니어도 괜찮습니다."

💡 논쟁이 격해질 때, 분위기를 정리하는 법

✅ 공감하며 개입하기: "서로 다른 시각이 있다는 건 좋은 일이죠. 그렇다면 지금 가장 중요한 것은?"

✅ 초점 다시 맞추기: "지금 논의 중인 핵심 주제와 연결될까요?"

✅ 문제 해결형 질문 던지기: "그렇다면 해결책은 무엇일까요?"

💡 딴짓하거나 집중하지 않는 참여자, 몰입을 유도하는 법

✅ 참여 방식 변화: 단순 발표 대신 의견 투표, 작은 그룹 토론 활용

✅ 역할 부여: "○○님이 이 회의에서 정리해주시면 좋겠어요."

✅ 쉬는 시간 제공: 중간에 짧은 브레이크 주어 집중력 유지

💡 비협조적인 참여자, 이렇게 하면 분위기가 바뀐다

✅ 기대치 상기: "오늘 논의할 핵심 포인트는 이것입니다."

✅ 분위기 환기: "좋은 논의네요! 그런데 이 방향이 회의 목표와 연결될까요?"

✅ 개별 소통: 너무 심한 경우 따로 이야기하여 이유 파악 후 조율

3. 회의가 두렵다면, 이렇게 준비해보세요!

📌 명확한 기대 설정

• 회의 전에 목적과 논의 방식을 미리 공유하면, 예상 못한 행동이 줄어든다.
• 예: "이번 회의에서는 3가지 대안을 도출하는 것이 목표입니다."

📌 심리적 안전감 조성

• 누구나 편하게 의견을 낼 수 있는 분위기를 만들어야 한다.
• 예: "어떤 의견이든 괜찮습니다. 다만, 우리는 해결책을 찾기 위해 논의한다는 점을 기억해 주세요."

📌 회의 구조 설계

• 질문 – 토론 – 정리의 흐름을 미리 계획하면, 갑작스러운 상황에 당황하지 않을 수 있다.
• 예: "10분은 아이디어를 모으고, 20분은 논의한 뒤, 마지막 10분은 결론을 도출하는 순서로 진행하겠습니다."

✅ 회의는 유연하게, 그러나 핵심은 잡고!

진행이 완벽할 필요가 없다. 예상 못한 행동도 "왜 이런 행동이 나오는 걸까?"를 이해하면 훨씬 쉽게 다룰 수 있다.

회의는 결국 사람들이 함께 문제를 해결하는 과정이다.

유연하면서도 핵심을 잃지 않는 진행을 연습해보자! 😊

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